Een bedrijfsevent organiseren wilt natuurlijk ook zeggen dat je een fotograaf moet boeken en briefen. Meestal is eens (video)bellen ruim voldoende om af te spreken wat de eventfotograaf op jou evenement moet doen.
Een fotograaf briefen voor je event is dan ook vrij straightforward. In de meeste gevallen is de locatie delen, de tijdlijn vermelden, en enkele belangrijke details vermelden meer dan voldoende.
Toch stel ik bijna altijd volgende 7 vragen bij elke briefing.
1. Waar ga je de foto’s posten?
Een overzicht van waar je de foto’s gaat gebruiken is altijd handig om te weten. Dit kan invloed hebben op waar ik mijn lenzen op richt. Maar even goed ook hoe ik de foto’s kadreer.
Is het puur voor social media gebruik? Dan is het handig te weten of je bijvoorbeeld Instagram gebruikt of niet. Daar gebruiken ze voor verticale foto’s een andere ratio dan op andere platformen. Geen groot probleem, maar daar kan ik bij het maken en nabewerken van de foto’s best rekening mee houden.
2. Wanneer ga je de foto’s posten?
Soms, zeker voor seminaries, kan het interessant zijn om de dag zelf al enkele foto’s te posten. Natuurlijk moet ik daar rekening mee houden en moeten we dat organisatorisch even bespreken.
Maar het kan ook zijn dat je de dag nadien al iets wilt publiceren. Of pas bij een volgende editie.
Die timing kan belangrijk zijn en moet dus best vooraf besproken worden. Zo kan ik er in mijn planning rekening mee houden dat de foto’s zeker op tijd bij jou geraken.
3. Wat zijn de keymomenten in de planning?
Zijn er sprekers die op specifieke tijdstippen een keynote geven? Of misschien is er een moment dat het buffet opengaat. Specifieke momenten die je op foto wilt laten vastleggen.
Meestal is een ruwe planning ruim voldoende. Deur open om 17u, eerste spreker om 18u, gevolgd door spreker 2 om 18u45 en een standing dinner om 19u30.
Soms is een gedetailleerdere planning nodig. Zoals: 18u05 spreker CEO overhandigt prijs aan persoon A. 18u10 CEO overhandigt prijs aan persoon B.
4. Wat zijn de verrassingsmomenten in je planning?
Sommige momenten worden niet op de planning gezet, want die moeten voor iedereen een verrassing blijven.
Denk bijvoorbeeld aan de baas of een medewerker die al X jaren in dienst is en die je in de bloemetjes zetten. Een kort moment dat we niet op de planning zetten, maar waar je zeker wel foto’s van wilt hebben.
Laat zo’n zaken zeker weten aan de fotograaf, zo kan die zeker zijn dat die klaarstaat om ook dit mooie moment in beeld te brengen.
5. Is het oke om te fllitsen?
Het antwoord is eigenlijk bijna altijd ja, maar ik vraag het toch liever even uit beleefdheid. Je weet ook maar nooit dat het wel voor issues kan zorgen.
In het algemeen probeer ik flitsen ook te vermijden. Ik vind dat je als fotograaf iets te hard opvalt en zo de candid-momenten verstoort.
Maar helaas is het niet altijd mogelijk om te kiezen. Sommige zalen zijn donker en slecht verlicht. En aangezien fotografie volledig op licht draait, is het dus nodig dat ik dan zelf licht maak.
6. Hoe wordt het eten geserveerd?
Indien er eten is voorzien natuurlijk. In het algemeen is het niet zo interessant om mensen te fotograferen terwijl ze eten. Het is vaak inelegant. Wat niet wil zeggen dat er geen mogelijkheden zijn.
Maar toch is het handig opvoorhand te weten of het eten met zitplaatsen met service aan tafel zal zijn, of een buffet waar mensen zelf opscheppen, of gewoon standing dinner waar kleine bordjes worden rondgebracht.
7. Wie zijn de VIPS?
Niet elk event heeft er natuurlijk, maar vaak zijn er wel VIPs. Of gewoon mensen die zeker op de foto moeten. Sprekers op het podium zijn natuurlijk moeilijk te missen. Maar die ene klant of de CEO die geen speech doet is soms lastiger te spotten.
Vertel vooraf zeker wie je liefst in beeld hebt en bespreek dit nogmaals op het event zelf. Duid de mensen aan waarvan zeker een foto gemaakt worden. Al dan niet candid of geposeerd.
Klaar om mij te briefen voor jouw event? Stuur me dan een email op frederic@fredography.be