Professionele foto’s van je team laten maken? Goed plan. Maar hoe regel je zo’n shoot zonder al te veel heisa? Wat komt er allemaal bij kijken? Krijg je die drukbezette agenda’s wel op elkaar afgestemd?
Een portretsessie organiseren vraagt wat voorbereiding. Geen rocketscience, gewoon praktische zaken die je op orde moet hebben. Ik neem je mee door mijn werkwijze – van briefing tot oplevering.
Voor elke uitdaging een oplossing
Al je medewerkers fotograferen op dezelfde dag is soms wat puzzelen. Twee typische struikelblokken en hoe je ze omzeilt:
Gedoe met planning
Je legt een datum vast, stuurt een mail, en dan stromen de sorry’s binnen: vakantie, klantbezoek, tandartsafspraak …
Oplossing: koppel de fotoshoot aan een dag waarop iedereen er sowieso is, bijvoorbeeld een teambuilding of personeelsvergadering. Voor grotere teams spreid je de portretsessie eventueel over twee dagen met een paar weken ertussen. Vang je ineens ook vakantieperiodes en onverwachte afwezigheden mee op.
No-shows opvangen
Zelfs mét een planning kan het gebeuren dat mensen hun kat sturen of te laat komen.
Oplossing: maak een (digitaal) schema met vaste tijdslots. Laat mensen zelf kiezen wanneer ze aan de beurt zijn. Stuur een paar dagen vooraf een herinnering. En bouw wat speling in voor mogelijke vertragingen.
Organisatie in kannen en kruiken
Als je degelijk bent voorbereid, loopt de shoot zelf op wieltjes. Deze basics regel je vooraf.
Locatie: hou het simpel
Een lege ruimte van minstens 3 bij 3 meter, dat is alles wat je nodig hebt. Vergaderruimte, kantoorhoek, wat dan ook. Zolang het maar een rustige plek is waar niet om de vijf minuten iemand binnenstormt …
Tip: vermijd kamers met veel invallend daglicht. Dat lijkt misschien aanlokkelijk, maar is een nachtmerrie voor je fotograaf. Kies een plek met weinig ramen of met ramen die je kunt verduisteren.
Timing voor en tijdens
Reken op tien tot vijftien minuten per persoon voor de portretsessie. Je fotograaf heeft eerst wel een halfuur tot een uur nodig om alles op te stellen.
Goed om te weten: ik noteer de instellingen van camera en lichten zodat alle foto’s dezelfde uitstraling hebben. Komt ook van pas als de sessie op twee dagen plaatsvindt of als je later een nieuwe collega toevoegt aan het team.
Briefing en communicatie
Voor de shoot spreken we elkaar via een (video)call. Achtergrond, houding, sfeer, belichting … alles komt aan bod. Meer weten over de briefing? Ik doe het hier uit de doeken.
Jij geeft op jouw beurt een briefing aan de medewerkers die je laat fotograferen:
- Waarom je een portretsessie organiseert.
- Waarvoor je de foto’s gaat gebruiken.
- Wat ze wel of niet mogen aantrekken.
- Hoelang de portretsessie duurt.
- …
De grote dag
De fotograaf is ter plekke. De set staat klaar. Nu gaat het gebeuren. En dan is een helper goud waard. Wijs iemand uit je team aan als ‘assistent’. Om de namenlijst bij te houden, laatkomers op te trommelen, te zorgen dat de fotograaf ongestoord kan werken.
En dan: showtime!
- Ik vertel eerst wat de uitsnede zal zijn (meestal hoofd en schouders).
- Ik laat mensen verschillende poses uitproberen zodat ze zich van hun ‘beste kant’ kunnen laten zien.
- De foto’s verschijnen direct op mijn laptopscherm.
- Je medewerker kiest zelf welke foto’s wel of niet bijgehouden worden.
- Er is ruimte voor aanpassingen: jasje uit of aan, haar anders, meer of minder glimlachen.
Tip: huur een visagist in. Een professionele touch-up voor de shoot geeft mensen zelfvertrouwen.
Na de shoot
De fotosessie zit erop, wat nu? Ik:
- bewerk kleuren en scherpte;
- doe kleine cosmetische aanpassingen;
- lever de beelden binnen een week aan;
- geef je nog 7 dagen voor feedback of extra wensen.
Resultaat: waar je ’t voor doet
Je medewerkers professioneel laten fotograferen is een uitstekende keuze. Je geeft je teamleden een gezicht zodat klanten weten met wie ze samenwerken. Hun LinkedIn-profielen stralen dezelfde kwaliteit uit. Visitekaartjes en e-mailhandtekening zien er verzorgd uit. Nog meer redenen om erin te investeren ontdek je hier.
En met een strakke planning, duidelijke briefing en wat hulp op de dag zelf, krijg je resultaten waarop jij en je medewerkers trots zijn.
Klaar om je team voor het voetlicht te brengen? Nog vragen over je portretsessie op kantoor? Mail mij en je weet meteen of het tussen ons klikt.
3 thoughts on “Een portretsessie organiseren? Zo pak je het aan!”