Elk jaar organiseert Salesforce Belgium zijn indrukwekkende Agentforce World Tour, een evenement vol innovatie, inspiratie en netwerkactiviteiten. Dit keer streek het congres neer op een iconische locatie: SQUARE Brussels Meeting Centre onder de Kunstberg in Brussel.
De briefing was even helder als uitdagend: zorg voor een complete, dynamische reportage van het volledige evenement. Van alle keynote-sprekers, verspreid over zes podia, tot de bruisende netwerkruimtes en de aansluitende executive dinner in Bozar. Een stevige opdracht, maar precies het soort uitdaging waar ik blij van word!
De uitdaging: weinig daglicht en een strakke planning
Elk congres heeft zijn eigen specifieke obstakels. Bij dit congres in Brussel was de locatie grotendeels ondergronds. Dat betekent concreet: geen natuurlijk daglicht en uitsluitend werken in donkere ruimtes met wisselende, gekleurde sfeerverlichting.
Daarnaast was er een strak draaiboek. De presentaties bestonden uit korte, krachtige keynotes van 30 minuten op verschillende podia tegelijkertijd, die we allemaal perfect in beeld moesten brengen. Je weet dat je op zo’n moment 100% scherp moet zijn en geen ruimte hebt voor improvisatie als het om de planning gaat.
Om ervoor te zorgen dat elk podium voldoende aandacht kreeg, huurde ik ook mijn collega Koen Geens in. Na verschillende events samen zijn we ondertussen goed op elkaar ingespeeld.
Onze aanpak: strategisch teamwork tijdens het hele congres
Om 08.00 uur stipt stonden we klaar op de Kunstberg.
Vooraf hadden we de plattegrond en het draaiboek uitgebreid geanalyseerd. We verdeelden de zes verschillende expopodia en netwerkruimtes strategisch onder elkaar. Hierdoor wisten we zeker dat we geen enkele spreker zouden missen en konden we tegelijkertijd de spontane interacties en de sfeer op de beursvloer vastleggen.
Na afloop van het congres verplaatste ik me naar de Bozar om daar de sfeer van het exclusieve executive dinner vast te leggen.
Het resultaat: Razendsnelle oplevering voor maximale impact
Bij een groot (tech-)evenement zoals dit is snelheid cruciaal. Aanwezigen en sprekers willen hun ervaringen en inzichten direct delen op platforms zoals LinkedIn.
Daarom werken we graag stevig door. De dag na het congres stond er al een kleinere selectie online. Slechts twee dagen later was de volledige bewerkte beeldbank beschikbaar. Alle aanwezigen konden hier hun favoriete professionele beelden downloaden om te posten op hun eigen kanalen, wat de online zichtbaarheid en impact van de Agentforce World Tour direct een enorme boost gaf.
Organiseert jouw bedrijf binnenkort ook een groot congres, beurs of evenement en zoek je een fotografieteam? Neem contact op of vraag vrijblijvend een offerte aan en we bespreken graag hoe we jouw event krachtig in beeld brengen!