Voor de ESB mocht ik hun 35e editie van de Annual Conference of the European Society of Biomaterials fotograferen. Vijf dagen lang bezocht ik hun conferentie in de Koningin Elisabethzaal in Antwerpen. Met kleine uitstapjes naar nog twee andere locaties.
De TL;DR van deze client case
Klant: European Society for Biomaterials (ESB) & Medicongres
Locatie: FMCCA (Antwerpen), Kavka, Horta
Opdracht: 5-daagse eventfotografie op de conferentie in Antwerpen (inclusief avondevents)
Oplevering: Dagelijkse social media beelden + 1000+ foto’s in online galerij
Wie is ESB?
De European Society for Biomaterials (ESB) is een toonaangevende internationale organisatie die grensverleggende wetenschap en medische praktijk samenbrengt.
Ze verenigen een diverse, multidisciplinaire groep onderzoekers, artsen en industrie-experts in weefseltechnologie. Hun ultieme missie is het stimuleren van samenwerkingen om innovatieve klinische oplossingen te ontwikkelen, zoals het herstellen of produceren van weefsels en organen.
Tijdens hun jaarlijkse conferentie creëren ze een ontmoetingsplek voor meer dan 1000 Europese en internationale wetenschappers.
Dit jaar vierden ze hun 50-jarig jubileum en de 35ste editie van de conferentie.
Congreslocatie: Fotograferen in de Room with a ZOO (FMCCA)
De conferentie vond plaats in het indrukwekkende Flanders Meeting and Convention Center Antwerp (FMCCA), beter bekend als de “Room with a ZOO“. Deze prachtige congreslocatie ligt midden in de stad, direct naast de dierentuin en het iconische Antwerpse Centraal Station.
Voor een fotoreportage is dit een fantastische plek. De combinatie van klassieke en moderne architectuur, samen met de vele hoogteverschillen en kijkhoeken, zorgt voor een fotografische speeltuin. Het vormde het ideale decor om zowel de serieuze, wetenschappelijke dynamiek als de spontane netwerkmomenten uniek in beeld te brengen.
De voorbereiding van een meerdaagse fotoreportage
Vooraf hield ik een videocall met een deel van het organiserende comité en Medicongres, het agentschap dat hielp bij de organisatie. Daarin bespraken we waar de accenten van de foto’s moesten liggen, welke awards en talks zeker in beeld moesten komen, en natuurlijk in welke tijdsblokken ik aanwezig moest zijn.
Verder bespraken we ook de twee extra evenementen: de pizza-avond in Kavka en het gala-diner in Horta.
Ook hadden we het over de oplevering: de slideshow met foto’s die ze op vrijdag tijdens de afsluitceremonie wilden tonen, en hoe we de foto’s van alle deelnemers zouden krijgen.
Eventfotograaf tijdens de Award-ceremonies
Tijdens de conferentie waren er enkele momenten waarop individuen een award kregen voor hun uitzonderlijke prestaties in hun respectievelijke domeinen. Natuurlijk moesten deze overhandigingen perfect in beeld gebracht worden.
Daarom was ik als fotograaf bij deze ceremonies aanwezig. Ze vonden plaats in de Koningin Elisabethzaal, wat voor prachtige fotomogelijkheden zorgde.
In de gevulde Koningin Elisabethzaal ging ik als fotograaf zo onzichtbaar mogelijk aan de slag om de sprekers op het podium vanuit alle hoeken te fotograferen, zonder de aandacht naar mezelf te trekken.
Conferentiefotograaf voor 620 keynote-sprekers
Tijdens het event waren er 620 wetenschappelijke presentaties. De meeste daarvan waren heel kort, zo’n 10 à 15 minuten. Omdat ze over de hele eventlocatie verspreid waren, was het onmogelijk om ze allemaal te fotograferen.
Maar ik deed mijn best om er zoveel mogelijk van te fotograferen. Na een dag had ik mijn routine wel op orde om snel en efficiënt tussen alle zalen heen en weer te kunnen lopen. Hoewel mijn stappenteller nog steeds overuren draaide.
Zo stil en efficiënt mogelijk, wandelde ik de hele dag tussen alle zalen om zoveel mogelijk van de internationale sprekers op foto vast te leggen. Het licht tussen de verschillende zalen was steeds anders, maar gelukkig wist ik dankzij mijn grondige kennis van mijn camera en fotografie deze verschillen op te vangen.
Fotograferen tijdens de netwerkmomenten
Bij een conferentie is het natuurlijk ook belangrijk om onderlinge gesprekken te voeren en niet alleen naar de onderzoeken van anderen te luisteren. In de lobby van de Koningin Elisabethzaal werd er tijdens de pauzes ook intensief genetwerkt.
En ook daar liep ik met de camera rond, toegegeven, vaak ook met een koffie in de hand. Zo probeerde ik de geanimeerde gesprekken tussen de deelnemers vast te leggen.
Eventfotograaf op avondevents over heel Antwerpen
Naast de conferentie zelf waren er ook drie avondevenementen voor de deelnemers van het ESB. De eerste was op maandag in het FMCCA zelf. In de prachtige Marble Hall konden de mensen genieten van een drankje met lekkere hapjes. En voor hen die wilden, konden ze ook door de mooie vlindertuin van de zoo wandelen.
Op woensdag was er een pizza-avond voor de jongere wetenschappers in het Kavka bij de Oudaan. Daar konden ze in een informele sfeer netwerken met een stuk (of meerdere) lekkere pizza die er vers gebakken werd.
En op donderdagavond was er in Horta bij de Stadsschouwburg een galadiner, waar ook enkele oud-voorzitters van ESB aanwezig waren. Ook hier konden de deelnemers genieten van lekker eten en geweldige gesprekken.
Als eventfotograaf wist ik de verschillende avonden ook op verschillende manieren vast te leggen. Op de informele pizza-avond maakte ik eerder dynamische beelden, waarbij ik tijdens het gala-dinner focuste op de stijlvol gekleede heren en dames.
Reportagefoto’s van de postersessies
Op een wetenschappelijke conferentie zijn er natuurlijk ook postersessies. Wetenschappers die hun onderzoek presenteren op een mooi opgestelde poster. Zo waren er gedurende de week 670 posters te bekijken.
Naar die posters werd uitgebreid en in detail gekeken, wat voor vele gesprekken en discussies zorgde. Voor mij was het een uitdaging om in deze bijna claustrofobische omgeving te fotograferen, maar door de juiste hoeken te kiezen en de hoogte van het gebouw te benutten, wist ik leuke foto’s te maken.
Het opleveren van de eventfoto’s en de live slideshow
Op vrijdag was de afsluitingsceremonie. Doorheen de week had ik al dagelijks foto’s gestuurd die ze konden gebruiken voor de LinkedIn-posts, maar deze kwamen ook voor in de slideshow tijdens de ceremonie. Als fotograaf was het dan ook super fijn de live reacties te horen van de toeschouwers.
Achteraf maakte ik een galerij met meer dan 1000 foto’s aan die voor alle deelnemers beschikbaar is. Zo kan iedereen foto’s van het event downloaden, bijhouden en eventueel op hun sociale media plaatsen.
Review door de klant
“We had the pleasure to work with Frédéric as a photographer (Fredography) during last week’s ESB2026 conference. Frédéric has captured our conference beautifully.
Not only are his pictures of high quality, he is also very professional to work with.
I highly recommend his services!”
– Veerle Bloemen, Assoc. professor @ Faculty of Engineering Technology at KU Leuven
Organiseert u binnenkort zelf een meerdaags congres of bedrijfsevenement en zoekt u een fotograaf die zowel de belangrijkste keynotes als de ongedwongen sfeer feilloos vastlegt? Vraag dan direct een vrijblijvende offerte aan.