Wanneer je hooggeplaatste gasten zoals een minister en een bekende oorlogsjournalist uitnodigt voor een seminarie, moet de beeldvorming vlekkeloos zijn. Voor VIL legde ik hun event rond ‘Logistieke Veerkracht’ in Logiville vast. Dankzij een razendsnelle oplevering van de beelden stonden de foto’s een dag later al in de nationale en lokale pers.
Wie is VIL?
VIL is hét speerpuntcluster en innovatieplatform voor de logistieke sector in Vlaanderen. Ze ondersteunen bedrijven bij het realiseren van innovatieve logistieke projecten en het verduurzamen van de supply chain (zoals via Multimodaal.Vlaanderen). Het event vond plaats in Logiville, hun indrukwekkende innovatie- en demonstratiecentrum in Niel.
De uitdaging: hooggeplaatste gasten en snelle perscommunicatie
Een event organiseren rond een actueel thema als ‘Logistieke Veerkracht’ is één ding, maar als je gastsprekers van het kaliber minister van Defensie Theo Francken en journalist Rudi Vranckx op het podium hebt staan, is professionele verslaggeving cruciaal.
VIL had sterke beelden nodig voor hun eigen communicatiekanalen, maar wist ook dat de pers (zowel nichepers als nationaal) interesse zou hebben in het bezoek van de minister. De uitdaging voor mij als eventfotograaf? De sfeer, de sprekers én de locatie perfect vastleggen en ervoor zorgen dat de organisatie de volgende dag al over persklare beelden beschikte.
Mijn aanpak: Van detailshots tot fly-on-the-wall
Omdat ik al eerder een eventreportage voor VIL had verzorgd (toen met minister Matthias Diependaele), kende ik hun wensen en werkwijze goed. Dit zorgde voor een vlotte, vertrouwde samenwerking.
- De opstart: Ik zorg altijd dat ik ruim voor aanvang aanwezig ben. Terwijl de zaal nog leeg is, leg ik de details, de branding en het gebouw van de eventruimte in Logiville vast. Zodra de eerste gasten toekomen, schakel ik over op het vastleggen van de ontvangst en het netwerken.
- Het programma: Tijdens de keynotes van Rudi Vranckx en minister Francken beweeg ik me onopvallend mogelijk door de zaal. Ik fotografeer de sprekers vanuit verschillende hoeken om dynamiek in de reeks te krijgen, maar ik heb net zoveel aandacht voor het geboeide, luisterende publiek.
- Tussen de mensen: Naast de officiële groepsfoto’s neem ik een fly-on-the-wall-houding aan tijdens het netwerkmoment. Juist die spontane beelden, zoals de minister die één-op-één in gesprek gaat met de aanwezige logistieke ondernemers, leveren ontzettend waardevolle beelden op voor de organisatie.
Het resultaat: meteen in de pers
Een van de grootste voordelen van een professionele eventfotograaf is de ontzorging ná het event. De ochtend na het seminarie stuurde ik al een ruime eerste selectie bewerkte foto’s door naar de organisatie.
Hierdoor kon VIL razendsnel communiceren. Met succes, want de beelden werden vrijwel direct opgepikt en gepubliceerd in de media:
- HLN: Minister Theo Francken bezoekt Logiville in Niel tijdens defensie-event
- N-VA Antwerpen: Ministerieel bezoek bevestigt strategische rol van VIL op wetenschapspark
- VIL: Logistieke veerkracht krijgt concrete invulling bij VIL
De beelden
Maak jouw volgend event onvergetelijk (én zichtbaar)
Organiseer je binnenkort een belangrijk seminarie, een congres of een bedrijfsfeest? Het is zonde als de impact van jouw event stopt zodra de deuren sluiten. Met een professionele eventreportage zorg je voor hoogwaardig beeldmateriaal voor je marketing, persberichten en social media.
Ontdek de mogelijkheden voor jouw event en zorg dat je achteraf beschikt over beelden die écht indruk maken.
